Newsletter 687: 22 ordinary General Assembly in written form

Ladies and Gentlemen
Dear members

The extraordinary circumstances caused by Covid-19 compel us to rethink our planning.

On 3 April 2020, we have informed you that our annual ordinary General Assembly, initially planned for 18 May 2020, was postponed to 29 June 2020. Our hope was that by then we would have enough clarity and security to be able and allowed to hold a physical meeting. However, as of today, it is still very difficult to foresee whether events with tens or hundreds of participants will be allowed by then. On the other hand, the planning for this event is now in its crucial phase. VQF therefore has decided to hold this year’s annual ordinary General Assembly in written form. This allows us to present to you, our members, the results of the annual report and financial statement in due time. Furthermore, we thereby comply with the Federal Assembly’s Covid-19 ordinance 2, which explicitly stipulates the written or electronic approach for company assemblies. We regret that we currently cannot organize a physical meeting and thus foster the direct exchange and networking with you.

You will receive all relevant documentation by post within the next days (albeit in German – please do not hesitate if you should have any questions). Amongst other documents, your ballot paper will be sent to you along with a stamped, addressed return envelope. This should facilitate the execution of your voting rights. The vote count will be on 29 June 2020.

At the same time, we would like to draw your attention to our annual report with the financial statement for 2019 which are now uploaded to our homepage.

We are looking forward to your numerous participation in our written General Assembly.

Kind regards,

VQF
Financial Services Standards Association 

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Sehr geehrte Damen und Herren
Geschätzte Mitglieder

Am 3. April 2020 hatten wir Sie informiert, dass die ursprünglich für den 18. Mai 2020 geplante ordentliche Generalversammlung aufgrund der aktuellen Situation rund um Covid-19 vorsorglich auf den 29. Juni 2020 verschoben wird. Unsere Hoffnung war, das bis dahin wieder genug Klarheit und Sicherheit besteht, dass ein physischer Anlass ohne Bedenken durchgeführt werden kann. Nach heutigem Stand ist aber sehr schwer abzuschätzen, ob per Ende Juni überhaupt wieder Veranstaltungen mit zwei- bis dreistelliger Teilnehmerzahl zulässig sein werden. Die Planung der Veranstaltung tritt jetzt aber in eine entscheidende Phase. Aus diesem Grund hat der VQF beschlossen, die diesjährige ordentliche Generalversammlung auf schriftlichem Weg durchzuführen. So ist es uns möglich, Ihnen, unseren Mitgliedern, zeitnah die Ergebnisse des letzten Jahres zu präsentieren. Wir genügen damit auch den Vorgaben der Covid-19 Verordnung 2 des Bundesrates, welcher dieses Vorgehen für Gesellschaftsversammlungen ausdrücklich vorgibt. Dass kein physischer Anlass mit der Möglichkeit zum direkten Austausch abgehalten werden kann, bedauern wir aber sehr.

Sie werden in den kommenden Tagen per Post alle relevanten Unterlagen für die schriftliche Generalversammlung erhalten. Namentlich wird Ihnen ein Stimmzettel für Ihre Stimmabgabe sowie ein vorfrankiertes Rücksendecouvert zugestellt, was Ihnen die Ausübung Ihrer Stimm- und Wahlrechte erleichtern soll. Stichdatum für die Auszählung der eingegangenen Voten wird der 29. Juni 2020 sein.

Zeitgleich möchten wir Sie darauf hinweisen, dass der Geschäftsbericht mit der Jahresrechnung 2019 ab jetzt auf unserer Homepage aufgeschaltet ist.

Wir freuen uns über Ihre zahlreiche Teilnahme an unserer schriftlichen Generalversammlung.

Besten Dank für Ihre Kenntnisnahme und freundliche Grüsse

VQF - Verein zur Qualitätssicherung
von Finanzdienstleistungen